Qu’est-ce que la GED (Gestion Électronique de Document) ?

par 26/11/2019Business

GED est l’acronyme de Gestion Électronique de Document. Il s’agit plus précisément d’un système dans lequel les données sont manipulées à l’aide d’outils électroniques ou de logiciels. Mais d’autres informations sont également à connaitre concernant ce système.

L’importance de la GED

La GED vise à créer un automatisme qui permet de rendre plus facile et plus fiable l’exploitation d’un document. En d’autres termes, cet outil limite les erreurs liées à la manipulation des documents. Par ailleurs, la gestion automatique de ces derniers permettra de se concentrer sur d’autres activités. La GED vise aussi à réduire les dépenses liées à la recherche et à l’exploitation d’une information.

Avec la GED, dès qu’un document est mis à jour, il devient plus facile d’avoir tous les paramètres liés à cette dernière. Cela inclut notamment les données qui ont été modifiées ou la date à laquelle les changements ont eu lieu. Chaque document devient également accessible à n’importe quel moment, aux collaborateurs qui en auront besoin ou aux personnes ayant le droit de le consulter.

Les contenus indexés et classés permettront de trouver toutes les informations relatives à une information précise. Le simple fait d’effectuer une recherche permettra par exemple de trouver les réponses à une question. De plus, cette recherche sera simplifiée grâce aux nombreux avantages du numérique.

Sachez aussi qu’une entreprise adoptant la GED respecte la norme ISO 9001. Cette dernière définit les exigences requises pour mettre en place un système de management de la qualité. Tout organisme souhaitant améliorer la qualité de ses produits et services tend ainsi à respecter cette norme.

En dernier lieu, la GED contribue à réduire la consommation de papier au sein d’une entreprise. Ce qui aura un impact positif sur l’environnement.

Avantages de la GED

La GED permet à une entreprise de gérer tous ses documents de façon plus rapide et plus efficace. La première raison qui pousse une entreprise à choisir la GED réside dans son côté pratique. En effet, les documents physiques sont plus difficiles à stocker comparé aux éléments numérisés.

Les divers documents tendent à s’accumuler et à former une énorme masse de papier. Il devient alors difficile de chercher une information à une date précise même à l’aide d’un bon système d’indexation. Qui plus est, ces documents peuvent se dégrader de plusieurs façons.

Pour protéger et conserver les informations, effectuer des copies engendrerait plus de dépense. La meilleure solution consistera alors à numériser ces documents afin d’en faciliter l’exploitation. Avec les documents numériques, trouver une information spécifique devient plus facile. Cela réduit également les pertes liées à la recherche.

Ensuite, un document numérique peut facilement être copié pour en permettre la visualisation par plusieurs personnes en même temps. Par ailleurs, ce ne sont pas les documents proprement dits qui sont mis en circulation à ce moment, mais uniquement leurs copies. Le risque de perdre une information est ainsi écarté.

Le stockage de ces documents est également plus simple et sûr. À part cela, il est possible de stocker les informations sous différents formats (texte, image ou vidéo) et dans un seul endroit. Il existe même des espaces de stockage distant qui permettent de mettre en lieu sûr les copies.

Lire aussi : TRANSFÉRER LE SIÈGE SOCIAL DE VOTRE ENTREPRISE

Inconvénients de la GED

La dématérialisation de l’information n’est pas un procédé sans risque. Parmi les problèmes qui peuvent survenir, il y a la falsification de données. Contrairement à une modification faite sur un document papier, il est possible de ne laisser aucune trace sur le changement d’une information numérique quelconque.

Il est donc important pour une entreprise de mettre en place un système de sécurisation de données fiable. Ceci peut cependant entrainer des coûts supplémentaires, car il faudra maintenir à niveau et en permanence la sécurité informatique. De plus, il faudra parfois faire appel à un professionnel dans le domaine de la sécurité informatique pour s’assurer qu’aucune faille ne soit exploitable.

Par ailleurs, les employés d’une entreprise devront réadapter leurs manières de travailler afin qu’ils puissent réellement travailler plus vite à l’aide de la GED. L’entreprise sera ainsi contrainte de dispenser des formations le temps que tous ses collaborateurs s’habituent à la GED. Il faudra de ce fait que l’entreprise mette en place un plan de dématérialisation lui permettant de réussir cette étape.

Mise en place d’une GED

Pour mettre en place cette gestion électronique, il faut en premier lieu dématérialiser l’information. De ce fait, si une entreprise a en sa disposition des archives sur papier, elle devra convertir ces documents en version numérique. Elle a le choix entre scanner lesdits documents ou les recopier intégralement sous forme de textes numériques.

Ensuite, elle devra archiver ces informations afin d’en permettre l’accès via le moteur de recherche informatique qu’elle mettra en place. Avec l’archivage, il doit aussi y avoir une classification et une indexation de l’information. Cela permettra de regrouper les informations ayant une certaine relation dans un même groupe.

Afin que les résultats affichés sur ce moteur de recherche soient fiables, il faudra que les documents archivés soient corrects et conformes aux originaux. Par ailleurs, l’accès aux documents sensibles devra être régulé à l’aide d’un système de verrouillage. De cette manière, seules les personnes ayant une autorisation pourront accéder aux informations confidentielles.

Pour effectuer la dématérialisation, une entreprise doit impérativement faire appel à un professionnel du domaine afin que sa GED soit optimisée. Ensuite, il lui est recommandé de suivre la méthode PDCA (Planifier, Développer, Contrôler et Ajuster).

Après avoir choisi sa solution GED auprès d’un fournisseur, une entreprise devra l’implanter dans ses méthodes de travail. Ensuite, elle devra contrôler le fonctionnement de cette solution en vue de déceler de quelconques défauts. Si des problèmes sont identifiés, elle pourra en parler avec son fournisseur pour que celui-ci puisse procéder à des ajustements.

Les logiciels GED

La GED passe généralement par l’utilisation d’un logiciel. Il est de ce fait important de savoir quel logiciel choisir parmi les nombreuses offres présentes sur le marché. Les logiciels sont souvent proposés en mode SaaS (Software as a Service). Ils fonctionnent donc en ligne et les usagers peuvent les utiliser après avoir souscrit à un abonnement.

Pour trouver le logiciel GED qui vous convient, vous ne devez pas uniquement vous fier à la renommée de celui-ci. Vous devrez définir certains critères et si possible effectuer des tests. Par ailleurs, vous n’êtes pas obligé de vous focaliser sur les solutions les plus coûteuses. En effet, il est possible de trouver un logiciel GED open source capable d’effectuer les tâches qui vous seront les plus utiles.

Pour faire votre choix, vous devrez vous concentrer en premier lieu sur la possibilité de collaboration qu’offre le logiciel. En effet, vos collaborateurs pourraient être amenés à utiliser le même logiciel ou un autre logiciel pour leur GED. Il serait dans ce cas important de savoir si la coopération sera possible.

Ensuite, vous devrez choisir un logiciel GED simple d’utilisation, mais qui reste complet malgré tout. Si vous en optez pour un programme trop compliqué, vous risquez de commettre des erreurs de manipulation ou de ne pas exploiter correctement le potentiel du logiciel.

Étant donné que vos employés vont eux aussi se servir du logiciel, il serait important de recueillir leurs avis sur celui que vous aurez choisi. Vous ne validerez alors votre choix que lorsque vos employés l’auront accepté à l’unanimité. Autrement, vous pouvez mettre en place une formation visant à les aider à s’adapter à la technologie que vous aurez choisie.

En dernier lieu, le meilleur moyen de connaitre l’efficacité d’un logiciel GED sera de le voir en action. Au lieu de faire le test vous-même, vous pouvez tout aussi bien visualiser une démonstration afin de vous forger une opinion.

Retrouvez plus d'articles dans la catégorie Business