Transférer le siège social de votre entreprise

par 27/09/2019Business

Le siège social de votre entreprise est le lieu qui est déclaré auprès des autorités comme principal lieu juridique. C'est cette adresse qui apparaît sur tous les documents importants, comme les statuts de l'entreprise ou les documents rédigés par votre société. Il est possible de changer de siège social durant toute l'existence de la société, mais il faudra que cela réponde à certaines règles pour être en accord avec les lois en vigueur.

Le siège social de votre entreprise

Il représente le lieu où la direction de l'entreprise est située : c'est l'adresse la plus importante de votre entreprise, mais elle n'est pas forcément la même que celle où vous allez produire ou distribuer vos produits. L'adresse de votre siège social est indiquée lorsque vous déposez les statuts de création de votre entreprise. Elle est ensuite diffusée auprès des concurrents et des partenaires par la publication d'une annonce légale : si vous en changez, vous devrez donc publier une nouvelle annonce.

C'est aussi ce lieu qui va déterminer les lois et les règles qui incombent à la société : selon le territoire où le siège est installé, vous serez géré par un Tribunal en particulier. La position d'un siège social indique aussi la nationalité d'une société, en effet, si vous décidez de déclarer votre siège social en Suisse ou en Angleterre, les lois ne seront pas les mêmes.

Où le siège social est-il installé ?

Il est possible de choisir des lieux très différents pour installer votre siège social :

  • Dans des locaux dont l'entreprise est propriétaire
  • Dans des locaux loués par une ou plusieurs entreprises
  • Dans un local commercial
  • Au domicile du représentant légal s'il est propriétaire, ou avec l'autorisation du propriétaire s'il est en location.

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Comment et pourquoi transférer le siège ?

Il peut y avoir plusieurs raisons de transférer le siège social d'une entreprise :

  • La nécessité de rapprocher le lieu de travail du domicile du représentant légal
  • Le besoin d'agrandir des locaux ou de choisir un lieu de travail plus adapté à la fonction
  • L'installation de l'entreprise à l'étranger
  • La diversification des activités et le besoin de rendre le fonctionnement plus simple.

Le déménagement d'une entreprise engage nécessairement le changement de l'adresse du siège social dans les statuts de l'entreprise. La décision doit être prise en accord avec toutes les personnes concernées légalement par la gestion de l'entreprise (conseil d'administration, conseil de surveillance, la présidence...).

Quelles sont les démarches à réaliser ?

À partir du moment où l'entreprise a pris la décision officiellement de changer de siège social, elle a un mois pour publier une annonce légale qui indique le transfert du siège. On trouvera cette annonce légale dans un journal officiel, spécialisé pour éditer les annonces des professionnels, de la même façon qu'une annonce a été publiée lors de la création. L'entreprise doit donc respecter ce délai pour informer les autres professionnels de cette modification de ses statuts. Elle doit être publiée dans le journal d'annonces légales du lieu où est situé le siège social. Si le territoire a été changé avec le déménagement, l'entreprise est tenue de publier dans le journal d'annonces légales du territoire concerné.

Cette publication est obligatoire pour valider la décision de déménager le siège social. L'annonce légale doit contenir :

  • l'ancienne adresse du siège social ainsi que la nouvelle adresse
  • la date de l'assemblée générale qui a validé le transfert de siège
  • la dénomination, la forme juridique, le capital de l'entreprise
  • le Greffe du département du siège social
  • la date d'effet d'application de cette nouvelle adresse de siège social, elle peut être différente de celle de la prise de décision lors de l'assemblée générale.

La déclaration de changement de siège social aux institutions

Il est indispensable de faire part de ce changement d'adresse aux autorités pour qu'il soit effectif. La demande de modification du Kbis doit être associée au dépôt de documents à fournir au tribunal de commerce concerné :

  • les statuts modifiés avec la nouvelle adresse du siège social et la date de ce changement
  • l'acte validant le transfert du siège social approuvé par le comité directeur ou le représentant légal
  • le justificatif de jouissance du local où le siège social sera installé
  • l'attestation de parution de l'annonce légale ou la copie de l'avis publié dans le journal officiel
  • le document administratif de modification du changement d'adresse (Cerfa).

Si le transfert du siège social est effectué vers un pays étranger, les démarches seront différentes. Il est conseillé de vous renseigner pour connaître les modalités en fonction du pays dans lequel le siège social sera installé.

Opter pour la domiciliation d'entreprise

La domiciliation est obligatoire pour toutes les entreprises et associations, c'est l'adresse fiscale et administrative d'une société. Mais elle n'est pas forcément celle d'un lieu occupé par l'entreprise. La domiciliation d'une entreprise peut être réalisée grâce à une société spécialisée dans ce type de services.

La société de domiciliation propose aux entreprises de stocker leur courrier, réceptionner des appels téléphoniques et les traiter ou les transférer si nécessaire. Elle peut également mettre à disposition des locaux pour faciliter une réunion, réaliser les assemblées générales ou permettre la rencontre entre différents partenaires. C'est l'adresse de la société de domiciliation qui fera office de siège social.

L'avantage de la domiciliation, c'est qu'il est possible de sélectionner une adresse dans un lieu réputé ou qui va apporter une image positive à l'entreprise. Ainsi une entreprise peut très bien opter pour une domiciliation dans une société spécialisée située dans un centre d'affaires internationalement connu comme La Défense à Paris sans pour autant avoir de locaux dans ce quartier. C'est un véritable avantage financier. Le siège social est situé dans un lieu porteur d'opportunités sans engendrer de frais faramineux pour posséder un local.

La société de domiciliation est aussi une solution pour garantir la discrétion sur la vie personnelle de l'entrepreneur. Cela évite de mettre à disposition l'adresse personnelle à toute la clientèle, aux partenaires ou aux concurrents de l'entreprise, car tous les courriers de l'entreprise et les informations relatives à l'entreprise reprendront cette adresse dans une société de domiciliation. Personne n'aura connaissance de l'adresse personnelle des gérants.

Le siège social est très important pour une entreprise. Il est judicieux de bien choisir l'adresse à indiquer sur l'en-tête des documents, mais aussi le lieu qui représentera l'entreprise auprès des clients et partenaires.

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